راهکارهای جامع سازمانی، مفهومی است که این روزها بیش از هر زمان دیگری در صنعت IT و حوزه‌های کسبوکاری مرتبط با آن، به گوش می‌رسد. حضور محصولات متنوعی که اغلب آن را با نام گروه محصولات ERP می‌شناسند، نیازمندی شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و کوچک را در زمینه‌های مختلفی مانند ارتباطات اداری، مدیریت سرمایه‌های انسانی و مدیریت مالی و نظارتی مرتفع ساخته است.
اما سوالات زیادی در این زمینه وجود دارد؛ مثلا اینکه چه نیازهایی برای اولین بار سبب شد تا صنعت IT به فکر تولید محصولات و راهکارهای جامع سازمانی بیفتد؟ یا اینکه اصلا محصولات ERP چه تفاوتی با راهکارهای جامع سازمانی دارد؟ آیا هر دوی این موارد یکی هستند؟ داتین از چه زمانی در این خط کسبوکاری ایفای نقش کرد؟ مشتریان این صنعت چه کسانی هستند؟
پاسخ به این سوالات و دیگر پرسش‌ها درباره این خط کسبوکاری را می‌توان با نگاهی به تاریخچه راهکارهای جامع سازمانی در داتین و بررسی آن از سال ۸۸ تا امروز و نگاه به آینده آن، دریافت کرد.
مختصری درباره سیستمهای مدیریت منابع کسب‌وکار یا همان راهکارهای جامع سازمانی
پیشرفت روزانه فناوری و افزایش نیازهای کسب‌وکارها، سبب پیدایش رویکردهای جدیدی برای مدیریت منابع کسب‌وکار و بهبود کیفیت و بهره‌وری فرایندهای سازمان‌ها شد، به‌طوری که می‌توان در تعریف این مفهوم بیان کرد: راهکارهای جامع سازمانی، سیستمی از تکنولوژی‌های اطلاعاتی است که از آن برای مدیریت بهینه فرایندهای سازمان‌ها استفاده می‌شود. این نرم‌افزار جامع، داده‌ها و فرایندهای مرتبط با بخش‌های مختلف یک سازمان را به‌صورت یکپارچه جمع‌آوری و مدیریت می‌کند.
مزایای استفاده از راهکارهای سازمانی برای کسب‌وکارهای سازمان‌یافته
راهکارهای سازمانی یا سیستمهای مدیریت منابع سازمانی، مزیت‌های فراوانی برای یک سازمان به همراه دارد که پررنگ‌ترین این مزیت‌ها، تجمیع و نگهداری اطلاعات سازمانی و خودکارسازی فرایندهای داخلی برای تحقق تحول دیجیتال در بانک‌ها است. استفاده از این سیستمهای مدیریتی، تاثیر بسزایی در کاهش هزینه‌های ارتباط با مشتریان، مدیریت سرمایه‌های انسانی، مدیریت منابع مالی، مدیریت اموال و دارایی‌های یک سازمان و پردازش اطلاعات دارد.
به‌طور کلی می‌توان گفت پررنگ‌ترین مزیت‌های استفاده از سیستمهای مدیریت کسب‌وکار، مواردی به شرح زیر هستند:
- بهبود عملکرد و کیفیت فرایندهای سازمانی
- بهبود کارایی منابع یک سازمان برای استفاده بهینه از پتانسیل بخش‌های مختلف
- ایجاد شفافیت در اطلاعات و داده‌های بخش‌های مختلف سازمان
- حذف داده‌های اضافی و تکراری به موجب جلوگیری از بروز سردرگمی و ناهماهنگی در سیستم
- بهبود کیفیت دریافت و ارائه گزارش‌های هر بخش از سازمان برای بهینه‌سازی و ایجاد اطمینان در تصمیمات و گام‌های رو‌به‌جلو
- سهولت و سرعت دسترسی به اطلاعات بخش‌های مختلف سازمان برای اتخاذ بهترین تصمیم‌ها و طراحی کارآمدترین استراتژی
- ایجاد امنیت داده و جلوگیری از پاک شدن یا سرقت اطلاعات مهم سازمان
تاریخچه ورود داتین به خط کسبوکاری راهکارهای جامع سازمانی
مدت‌ها قبل از اینکه داتین به‌عنوان شرکتی که امروزه آن را می‌شناسیم معرفی شود، یک واحد کسب‌وکار استراتژیک (SBU) در هلدینگ فناپ بود که در زمینه راهکارهای بانکی فعالیت می‌کرد و قرار بود برای بانک‌ها سیستمهای نرم‌افزاری بانکی (کربنکینگ) بنویسد. در آن زمان بانک پاسارگاد تازه تاسیس شده و تولید کربنکینگ برای آن در دستور کار قرار گرفته بود. پس از چند سال تلاش و بهره‌برداری از کربنکینگ داتین در شعب بانک پاسارگاد، این بانک متوجه شد که برای ادامه مسیر خود به ابزارهای مدیریتی نیاز دارد.
درواقع آن‌ها به نقطه‌ای رسیده بودند که برای اداره واحد کسبوکاری و البته هسته بانکی خود به ابزارها یا محصولات مدیریتی مثل مدیریت سرمایه‌های انسانی، اپلیکیشن حقوق و دستمزد یا اپلیکیشن زنجیره تامین نیاز داشتند.
تیم راهکارهای جامع سازمانی داتین؛ از شکل‌گیری تا توسعه
در سال ۸۸، هلدینگ فناپ برای مرتفع‌سازی این نیاز پس از بررسی‌های زیاد به سه راه‌حل پیشنهادی رسید:
۱. خرید محصولات و نرم‌افزارهای موجود در بازار
۲. تولید محصولات، نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌هایی منحصر‌به نیازهای واحد کسبوکاری فناپ و بانک پاسارگاد
۳. مذاکره و همکاری با یک شرکت تولیدکننده محصولات و نرم‌افزارهای ERP
در آن زمان فناپ مدل سوم را برای آغاز این مسیر انتخاب کرد؛ به این ترتیب که از بین گزینه‌های موجود برای همکاری، یک شرکت را انتخاب و فعالیت خود را با نام جدیدی در این حوزه کسبوکاری آغاز کرد. اما این طرح تجاری، مدتی بعد از آغاز فعالیت به نتیجه مطلوبی که در آغاز راه مدنظر داشتند، نرسید.
آغاز شکل‌گیری هسته اولیه واحد راهکارهای جامع سازمانی داتین
عدم موثر بودن مسیر انتخابی فناپ برای تولید محصولات ERP سبب شد تا گروهی از همکاران فعال در این پروژه، یک بخش جدید را در همان مجموعه فناپ ذیل واحد کسبوکاری راهکارهای جامع بانکی تشکیل دهند. این گروه در آن زمان فقط یک مشتری داشت و آن هم بانک پاسارگاد بود. در نتیجه، شروع به توسعه حوزه HRM، تدارکات و پشتیبانی و حوزه اتوماسیون‌های اداری بانک پاسارگاد کردند. به این ترتیب با شکل‌گیری داتین، خط کسبوکاری جدید راهکارهای جامع سازمانی شکل گرفت و فعالیت خود را به‌طور رسمی در این شرکت آغاز کرد.
توسعه واحد راهکارهای جامع سازمانی داتین
بعد از اینکه این واحد، کار خود را آغاز کرد برای مدت ۵ تا ۶ سال فقط به بانک پاسارگاد به‌عنوان یک مشتری، خدمت‌رسانی می‌کرد و در بازه زمانی سال ۹۱ تا ۹۵ هیچ توسعه‌ای در این واحد انجام نشد. در سال ۹۵، «روزبه زند- مدیر فعلی کسب‌وکار راهکارهای جامع سازمانی داتین» این واحد کسبوکاری را با ۱۷ همکار تحویل گرفت که می‌توان تاریخ آغاز توسعه روند کاری واحد راهکارهای جامع سازمانی را همان زمان تلقی کرد. او در اولین اقدامات خود به همراه تیمی که در اختیار داشت، خطوط کسبوکاری جدیدی را به روند توسعه این واحد اضافه کرد. به این ترتیب، با تمرکز بر مباحث فنی و کار تیمی توانستند موضوعات جدیدی مانند سامانه بازرسی، تدارکات و پشتیبانی و Help Desk را به محصولات واحد راهکارهای جامع سازمانی داتین اضافه کنند و تعداد ماژول‌ها را از ۶ یا ۷ مورد به ۷۰ مورد در سال ۱۴۰۲ افزایش دهند.
اولین هدف واحد راهکارهای جامع سازمانی داتین
اولین هدف این بود که بتوانند ظرف کمتر از ۳ یا ۴ سال، نسخه جدید و بالغ‌تری از راهکارهای جامع سازمانی را در اختیار بانک پاسارگاد قرار دهند که سبب پایداری بیشتر در مدیریت داده این بانک شود. در وهله بعدی می‌خواستند رضایت مشتریانی را به‌دست آورند که تا آن زمان، شرایط مطلوبی را در پروژه‌های همکاری با داتین تجربه نکرده بودند.
این دو هدف برای واحد راهکارهای جامع سازمانی داتین محقق شد و آن‌ها توانستند ظرف مدت ۲ سال یعنی از سال ۱۳۹۵ تا سال ۱۳۹۷ روی بهبود فرایندهای فنی تمرکز کنند.
روند پیوستن مشتریان به راهکارهای جامع سازمانی داتین
داتین که از سال ۱۳۹۲، به بانک پاسارگاد به‌عنوان اولین مشتری خود در زمینه راهکارهای سازمانی، خدماتی را ارائه می‌کرد؛ توانسته بود با به دست آوردن تجربیات زیادی در زمینه توسعه این خدمات، بانک‌های دیگری را نیز به فهرست مشتریان خود بیفزاید. می‌توان گفت که از سال ۱۳۹۷ به بعد، واحد راهکارهای جامع سازمانی داتین به‌صورت جدی شروع به توسعه بازار کرد.
بیمه پاسارگاد نیز پس از این پیشرفت‌های قابل توجه داتین در زمینه ارائه راهکارهای جامع سازمانی، به جمع مشتری‌های این نرم‌افزارها و راهکارها پیوست. به این ترتیب، بعد از توسعه خدمات برای بانک و بیمه پاسارگاد و همچنین افزایش رضایت‌مندی بانک گردشگری، بانک سرمایه نیز به‌عنوان دیگر پروژه موفق داتین به فهرست مشتریان این مجموعه در زمینه راهکارهای جامع سازمانی پیوست.
از سال ۱۳۹۸ به بعد نیز پروژه همکاری با بانک سپه برای داتین رقم خورد که این همکاری را می‌توان پررنگ‌ترین موفقیت داتین در زمینه ارائه زیرساخت بانکی و راهکار جامع سازمانی تا آن زمان دانست.
مشتریان راهکارهای جامع سازمانی داتین از شکل‌گیری تا توسعه
تصویر زیر، مشتریان راهکارهای جامع سازمانی داتین را به ترتیب سال پیوستن آن‌ها به داتین نمایش می‌دهد.
تمایز داتین با سایر شرکت‌های ارائه‌دهنده راهکارهای جامع سازمانی
روزبه زند، مدیر کسب‌وکار راهکارهای جامع سازمانی داتین، درباره محصولات این واحد کسبوکاری داتین می‌گوید: «ما در داتین گروه محصولات داریم؛ برای مثال «گروه محصولات زنجیره تامین». هر کدام از این گروه‌های محصولی در زیرگروه خود محصولات مختلفی را پوشش می‌دهند. ما گروه محصولات خود را به‌عنوان یک بسته یا مجموعه‌ای از محصولات به مشتریان ارائه می‌دهیم و آن‌ها را Solution یا راهکار می‌نامیم.»
به عبارت ساده‌تر، می‌توان گفت که داتین در این زمینه تک‌محصول ارائه نمی‌دهد بلکه با توجه به نیاز مشتریان خود، یک راهکار جامع سازمانی طراحی می‌کند.
نگاهی به گروه محصولات راهکارهای جامع سازمانی داتین
- گروه محصولات مدیریت سرمایه‌های انسانی
این گروه از محصولات امکان ثبت و نگهداری اطلاعات تشکیلاتی سازمان را فراهم می‌کند و به آن‌ها این امکان را می‌دهد که بتوانند از فرایندهای مختلف سازمانی مانند جذب سرمایه انسانی، پرسنل و احکام، مسائل رفاهی سازمان، مباحث مربوط به پرداخت حقوق و دستمزد و سایر موارد، گزارش‌گیری و ثبت تاریخچه کنند.
- سامانه مدیریت جذب و استخدام
- سامانه مدیریت تشکیلات و ساختار سازمانی
- سامانه پرسنلی و احکام
- سامانه مدیریت حضور و غیاب
- سامانه حقوق و دستمزد
- سامانه مدیریت تسهیلات و صندوق‌ها
- سامانه مدیریت آموزش و LMS
- سامانه ارزیابی عملکرد
- سامانه مدیریت مهمان‌سرا
- ماژول‌های بیمه تکمیلی، مدیریت سهام کارکنان، مدیریت تغذیه کارکنان و …
- گروه محصولات مدیریت زنجیره تامین
سازمان‌ها برای ایجاد نظم در اطلاعات خرید و ورود کالا به سازمان و مدیریت تامین‌کنندگان خود، به نرم‌افزارهایی مانند آنچه در گروه محصولات مدیریت زنجیره تامین داتین موجود است، نیاز دارند.
- سامانه مدیریت انبار و کنترل موجودی
- سامانه مدیریت اموال و دارایی
- سامانه مدیریت تامین و خرید
- سامانه مدیریت املاک و ساختمان
- سامانه مدیریت قراردادها
- سامانه مدیریت ناوگان خودرویی
- ماژول‌های سامانه مدیریت درخواست، میز امداد و …
- گروه محصولات مدیریت مالی و نظارتی
گروه محصولات مدیریت مالی و نظارتی داتین، بر مبنای استانداردهای داخلی و IFRS جهانی تعبیه شده‌است که استفاده از آن‌ها برای یک سازمان سهولت، سرعت و دقت عملکرد بالایی را به همراه دارد.
- سامانه بازرسی
- سامانه حسابرسی
- سامانه مدیریت امور سهامداران و مجامع آنلاین
- سامانه صورت مالی
- سامانه تلفیق و تجمیع صورت‌های مالی گروه شرکت‌ها
- سامانه مدیریت تطبیق و ریسک
- گروه محصولات مدیریت خدمات فناوری اطلاعات و ارتباط با مشتریان (CRM)
شرکت‌ها و سازمان‌ها به ابزارهایی برای ارتباط موثر با مشتریان خود نیاز دارند. این گروه از محصولات، در دریافت دیدگاه اجتماعی، مدیریت کمپین‌ها، بهینه‌سازی هوش تجاری و سایر مواردی که به ارتباط یک سازمان با مشتریان برمی‌گردد، بسیار کارآمد است.
- سامانه ITSM
- سامانه ISMS
- گروه محصولات ارتباطات اداری
سازمان‌های شعبه‌محور و شرکت‌های بزرگ برای ایجاد ارتباط میان همکاران، ذی‌نفعان و زیرمجموعه‌های خود و همچنین ثبت و بایگانی مکاتبات اداری و مستندات، نیازمند نرم‌افزارها و سامانه‌های مدیریت ارتباطات اداری هستند.
گروه محصولات ارتباطات اداری در راستای رفع نیازهای مذکور تعبیه شده‌اند و می‌توان از آن‌ها برای ثبت و به گردش درآوردن انواع فرم‌های درخواست ماموریت، مرخصی، وام و گواهی اشتغال به کار استفاده کرد.
- سامانه مکاتبات و نامه‌نگاری
- سامانه مدیریت کارتابل‌ها
- سامانه مدیریت تقویم و جلسات
- سامانه مدیریت نظام پیشنهادات
- ماژول‌های برنامه‌ریزی، مدیریت فکس، مدیریت پیامک، مدیریت پیام و …
در کنار گروه محصولات بالا، سامانه‌ها و خدمات تکمیلی متنوعی توسط داتین ارائه می‌شود:
- اتوماسیون و مکاتبات
- مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)
- مانیتورینگ
- تجمیع و تلفیق صورت‌های مالی
- داشبورد هوش تجاری (BI)
- انبار داده
- مدیریت جامع بازرسی و حسابرسی
- سامانه مدیریت سهام و مجامع آنلاین
- مدیریت حقوقی
- تدارکات و زنجیره تامین
- مدیریت سرمایه انسانی (HRM)
- مدیریت شبکه
- مدیریت پایگاه داده
- مشاوره امنیت و ارائه خدمات امن‌سازی زیرساخت‌ها و سامانه‌ها
- مشاوره طراحی و پیاده‌سازی نظام مدیریت اطلاعات و حاکمیت داده
- تامین مرکز داده
- مهاجرت داده
تمایز راهکارهای جامع سازمانی داتین نسبت به رقبا
همان‌طور که پیش‌تر اشاره شد، اولین تفاوت راهکارهای جامع سازمانی داتین با سایر رقبا را می‌توان همین ارائه راهکار و Solution به‌جای فروش محصولات مجزا دانست.
یکی از نقاط تمایز داتین به‌واسطه داشتن فریم‌ورک بیگ‌بنگ، شخصی‌سازی کردن محصولات یا همان Design Custom Products برای مشتریان است. داتین این امکان را دارد که نرم‌افزارها را مختص نیازهای مشتریان خود طراحی و تولید کند.
به این ترتیب بانک سرمایه، بانک شهر، بانک گردشگری و بانک سپه هر کدام بنا به نیازهای خودشان می‌توانند از داتین راهکار جامع بانکی که فقط برای آن‌ها طراحی شده است را دریافت کنند.
نقطه قوت بعدی داتین، ارتباط تنگاتنگ این مجموعه با سیستمهای بانکی خصوصا کربنکینگ است. مباحث مربوط به خواندن اقساط و تسهیلات، تسهیلات کارکنان، سندهای حسابداری و … به راحتی برای داتین قابل تحلیل، نیازسنجی و ساختاریابی است.
روزبه زند درباره پررنگ‌ترین وجه تمایز داتین با سایر شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم‌افزارهای سازمانی می‌گوید: «شما ترازنامه هر بانکی را ببینید، خیلی از اقلام تشکیل‌دهنده آن ترازنامه بانک، توسط سیستم داتین تامین می‌شوند. مواردی مانند دارایی ثابت، هزینه کارکنان، استهلاک انباشته دارایی ثابت، هزینه‌های عملیاتی مانند اجاره و … توسط سیستم داتین تامین می‌شود. ما در واحد راهکارهای جامع سازمانی داتین این قابلیت را داریم که متناسب با نیاز یک بانک و با توجه به شناختی که از زیرساخت و شرایط حاکم بر آن بانک داریم، بهترین و کارآمدترین راهکار را ارائه دهیم.»
مسائلی که راهکارهای جامع سازمانی داتین قصد حل آن را در بازار فعلی دارد
بدیهی است که ارائه راهکار جامع سازمانی به بانک‌ها و بیمه‌ها به دلیل شعبه‌محور بودن این سازمان‌ها با نوع محصولات مدیریتی که در حوزه‌ای مانند کارخانجات استفاده می‌شود، متفاوت است. می‌توان گفت، حوزه‌های بانکی و بیمه‌ای تعدادی شعب دارند که به یک ساختاری تحت عنوان «سازمان» متصل است و راهکار سازمانی با چالش بزرگتری نسبت به زمانی مواجه است که موضوع فقط یک کارخانه یا یک خط تولید باشد.
در کارخانه‌ها محوریت بر محصول است؛ کارخانه دارای خط تولید یک یا چند محصول خاص است و ساختار آن بر اساس محصول چیده می‌شود. اما در بانک و بیمه ساختار را بر اساس سرویس یا خدمتی که ارائه می‌دهند، می‌چینند.
به عبارت ساده‌تر، سازمان ابتدا سرویس را تعریف، سپس شعب را مشخص و برای آن‌ها ابزارهایی را تعریف می‌کند تا بتوانند سرویس و خدمت سازمان را به درستی به مشتری نهایی تحویل یا اصطلاحا deliver کنند. ساختاری که داتین در واحد راهکارهای جامع سازمانی خود به‌دنبال آن است، پر کردن خلا بین سازمان و شعب برای ارائه صحیح سرویس و خدمت آن سازمان به مشتریانش است. اینکه همکاران شعب یک سازمان بتوانند با دسترسی یکسان به ابزارهای کارشان به بهترین شکل ممکن سازمان را به رسالت خود برسانند.
زمانی که داتین بتواند این نقاط خلا را به‌درستی پر کند، درواقع توانسته مشتریان نهایی سازمان‌های شعبه‌محور مثل بانک و بیمه را به بهترین شکل ممکن به خدمات مدنظرشان برساند.
آمار و ارقام مربوط به واحد راهکار
تعداد همکاران واحد کسبوکاری راهکارهای جامع سازمانی داتین، در تیرماه ۱۴۰۲ بیش از ۱۱۵ نفر همکار است که ۴۱٪ آن‌ها خانم و ۵۹٪ آن‌ها را آقایان تشکیل می‌دهند.
در بخش گروه محصولات مدیریت سرمایه انسانی (HRM)، در حال حاضر از هر ۵ همکار بانکی، یک نفر ذی‌نفع سامانه مدیریت سرمایه‌انسانی داتین است و می‌توان گفت مدیریت تمامی فرایندهای حوزه سرمایه‌های انسانی ۶۰ هزار نفر از همکاران شبکه بانکی، توسط سامانه HRM داتین انجام می‌شود. همچنین، بیش از ۵ میلیون قلم اموال منقول و غیر منقول بانک‌های کشور توسط راهکارهای جامع سازمانی داتین مدیریت می‌شود.
این مطلب در گفت‌وگو با آقای روزبه زند، مدیر کسب‌وکار راهکارهای جامع سازمانی داتین گردآوری و تهیه شده است.